CodeGym Hợp tác Đào tạo Quản trị Dự án Chuyên sâu cho Viettel Manufacturing

Mới đây, CodeGym đã chính thức phối hợp cùng Viettel Manufacturing tổ chức khóa đào tạo Project Management Fundamental (PMF). Chương trình được thiết kế nhằm chuẩn hóa tư duy và nâng cao năng lực thực chiến cho đội ngũ nhân sự nòng cốt trong việc điều hành các dự án kỹ thuật và sản xuất phức tạp.

Giới thiệu khóa đào tạo Quản trị Dự án Chuyên sâu

Khóa học PMF tại Viettel Manufacturing không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà tập trung vào việc làm chủ tư duy và ngôn ngữ quản trị chuẩn quốc tế. Mục tiêu cốt lõi là giúp học viên nắm vững quy trình từ Khởi tạo, Hoạch định đến Thực thi và Đóng dự án, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Đồng hành cùng đội ngũ Viettel Manufacturing trong khóa học này là Giảng viên Nguyễn Văn Huân. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Tài chính & Ngân hàng, và HR Tech, ông Huân từng đảm nhiệm vai trò Project Manager/Scrum Master cho hơn 10 dự án trọng điểm tại các đơn vị lớn như MBBank và TopCV Việt Nam. Ông cũng là người sáng lập Cộng đồng Scrum Master – Agile Coach Việt Nam, mang đến những góc nhìn thực tiễn và kinh nghiệm dày dặn trong việc chuyển đổi Agile cho các doanh nghiệp lớn.

Buổi 1: Xây dựng nền tảng vững chắc và khởi động dự án thành công

Buổi đào tạo đầu tiên đã diễn ra trong không khí sôi nổi, tập trung vào việc định hình lại tư duy quản trị và thiết lập những viên gạch đầu tiên cho một dự án chuyên nghiệp. Các nội dung trọng tâm bao gồm:

Hiểu bản chất và lựa chọn phương pháp quản trị

Học viên được tiếp cận khái niệm “Dự án” theo tiêu chuẩn PMI: là công việc có thời hạn, có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định, với phạm vi và nguồn lực rõ ràng. Đặc biệt, thông qua Mô hình phức tạp Stacey (Stacey Complexity Model), nhân sự Viettel đã học cách phân loại dự án để lựa chọn phương pháp quản trị tối ưu:

• Waterfall (Truyền thống): Phù hợp cho các dự án đơn giản, có sự đồng thuận cao về yêu cầu và công nghệ đã chắc chắn.
• Agile (Linh hoạt): Tối ưu cho các dự án phức tạp, yêu cầu hay thay đổi, giúp chuyển giao giá trị sớm và thích ứng nhanh với thị trường.

Vai trò và nhiệm vụ của nhà quản trị dự án (PM)

Chân dung một PM hiện đại được định nghĩa qua mô hình POLC, bao gồm 4 chức năng cốt lõi:

• Hoạch định (Planning): Xác định mục tiêu và lộ trình.
• Tổ chức (Organizing): Sắp xếp nguồn lực, trách nhiệm và mối quan hệ tương tác.
• Điều hành (Leading): Dẫn dắt, điều phối và tạo động lực cho nhân viên.
• Kiểm soát (Controlling): Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hoạt động. PM không chỉ đơn thuần là người “quản việc” mà còn là người chịu trách nhiệm cuối cùng, đối mặt và loại bỏ các trở lực để đưa đội ngũ về đích.

Bí quyết để dự án không “ngã ngựa”

Dựa trên các báo cáo uy tín như Chaos Report 2015 và PMI Pulse 2018, học viên đã mổ xẻ những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại:

• Yếu tố thành công: Sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao, sự tham gia tích cực của khách hàng và khả năng kiểm soát yêu cầu thay đổi.
• Nguyên nhân thất bại: Mục tiêu không rõ ràng, giao tiếp thiếu hiệu quả hoặc thiếu khả năng thích ứng với thay đổi.

Xây dựng “Giấy khai sinh” dự án – Project Charter

Phần thực hành quan trọng nhất là kỹ thuật xây dựng Project Charter (Điều lệ Dự án) – văn bản chính thức được Người bảo trợ (Sponsor) ký để xác nhận dự án bắt đầu và trao quyền cho PM. Các nhóm đã trực tiếp thiết lập:

• Mục tiêu SMART: Đảm bảo tính Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả năng thực hiện (Achievable), Tính liên quan (Relevant) và Thời hạn rõ ràng (Time-bound).
• Quản lý Stakeholders: Nhận diện và phân loại các bên liên quan dựa trên biểu đồ Quyền lực – Lợi ích để có chiến lược cộng tác phù hợp.

CodeGym – Đối tác đào tạo doanh nghiệp uy tín

• Làm chuẩn quốc tế về quản lý ngôn ngữ chủ.
• Áp dụng trực tiếp vào công việc, tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp. 
• Tăng cường sự tương tác và gắn kết đội ngũ thông qua các hoạt động thực thi nhóm linh hoạt. 

Buổi 2: Lập kế hoạch và Triển khai dự án

Tiếp nối thành công của ngày đầu tiên, buổi thứ 2 trong chuỗi đào tạo Project Management Fundamental (PMF) của CodeGym dành cho Viettel Manufacturing đã đi sâu vào các kỹ thuật thực thi và quản trị dự án thực chiến. Đây là giai đoạn các học viên Viettel học cách biến tầm nhìn thành những hành động có thể đo lường và kiểm soát được.

Kỹ thuật phân rã công việc (WBS) và Lập tiến độ với Biểu đồ Gantt

Học viên được hướng dẫn phương pháp Work Breakdown Structure (WBS) – kỹ thuật phân rã dự án thành các gói công việc nhỏ hơn để dễ dàng quản lý.

• Quy tắc 100%: Đảm bảo WBS bao quát toàn bộ phạm vi dự án, không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
• Trực quan hóa với Gantt Chart: Từ danh mục công việc, giảng viên hướng dẫn cách thiết lập biểu đồ Gantt để theo dõi ngày bắt đầu, kết thúc, thời lượng và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, giúp PM kiểm soát các điểm chồng chéo hoặc chậm trễ.

Quản trị rủi ro dự án theo Ma trận 5×5

Một nội dung trọng tâm của buổi 2 là tư duy quản trị rủi ro chủ động. Thay vì đợi vấn đề xảy ra mới ứng phó, nhân sự Viettel đã thực hành:

• Nhận diện và Phân tích: Sử dụng ma trận Tác động x Xác suất (thang điểm 1-25) để ưu tiên các rủi ro nguy hiểm.
• Kế hoạch đáp ứng: Xây dựng các biện pháp phòng ngừa và khắc phục cụ thể cho từng kịch bản, từ thiếu hụt nguồn lực đến trễ tiến độ.

Giải bài toán “mơ hồ” bằng Ma trận RACI

Để khắc phục tình trạng “bỏ sót việc” hoặc “chồng chéo quyền hạn”, khóa đào tạo đã giới thiệu ma trận phân công trách nhiệm RACI:

• R (Responsible): Người thực hiện.
• A (Accountable): Người chịu trách nhiệm cuối cùng (luật vàng: chỉ có 1 “A” duy nhất cho mỗi việc).
• C (Consulted): Người tư vấn.
• I (Informed): Người nhận thông báo. Công cụ này giúp đội ngũ Viettel làm rõ vai trò, tăng tính minh bạch và sự quyết liệt trong điều hành.

Vận hành đội ngũ và Tư duy Lãnh đạo linh hoạt (Agile Leadership)

Không chỉ dừng lại ở công cụ, giảng viên Nguyễn Văn Huân còn chia sẻ về tâm lý học trong quản trị:

• Mô hình Tuckman: Thấu hiểu 4 giai đoạn phát triển nhóm (Hình thành – Sóng gió – Ổn định – Hiệu suất cao) để PM có sự can thiệp phù hợp.
• Vượt qua “5 điểm chết” trong teamwork: Giải quyết các rào cản về sự thiếu tin tưởng, sợ xung đột hay né tránh trách nhiệm.
• Lãnh đạo phục vụ (Servant Leader): Chuyển dịch từ tư duy “Ra lệnh & Kiểm soát” sang vai trò huấn luyện, gỡ bỏ rào cản giúp đội ngũ hoàn thành công việc.

Quản lý truyền thông – Sợi dây kết nối dự án

Dựa trên thống kê 56% rủi ro dự án đến từ việc thiếu quản lý truyền thông, khóa học nhấn mạnh rằng PM dành tới 90% thời gian để giao tiếp. Học viên đã thực hành lập kế hoạch truyền thông: ai cần nhận thông tin gì, khi nào, qua kênh nào (họp trực tiếp, email, hay báo cáo) để đảm bảo thông tin thông suốt trong suốt vòng đời dự án. Kết nối với buổi 3: Kết thúc buổi 2, các nhóm đã hoàn thiện bộ Project Plan thực tế cho chính dự án của mình tại Viettel. Buổi cuối cùng sẽ là hành trình về đích với nội dung Kiểm soát và Đóng dự án, giúp học viên làm chủ trọn vẹn quy trình quản trị chuyên nghiệp.

Tiếp nối hành trình từ khâu khởi tạo và lập kế hoạch, buổi thứ 3 của khóa đào tạo Project Management Fundamental (PMF) do CodeGym tổ chức cho Viettel Manufacturing tập trung vào giai đoạn then chốt: Theo dõi, Kiểm soát và Đóng dự án. Đây là giai đoạn quyết định khả năng về đích thành công và tối ưu hóa hiệu suất cho các dự án kỹ thuật phức tạp.

Buổi 3: Làm chủ kỹ thuật Kiểm soát và Về đích thành công

Trong buổi học cuối cùng, nhân sự Viettel đã được trang bị bộ công cụ để giám sát sức khỏe dự án và quy trình đóng dự án chuẩn quốc tế. Nội dung chi tiết bao gồm:

Kiểm soát Tiến độ và Chi phí: Tư duy phòng ngừa rủi ro

Giảng viên nhấn mạnh rằng PM cần kiểm soát trước khi dự án có nguy cơ “ngã ngựa” bằng cách lọc thông tin đúng và có phương pháp xử lý sớm.

• Về tiến độ: Thay vì chỉ nhìn vào phần trăm hoàn thành, học viên học cách ước tính khối lượng công việc còn lại và xử lý trễ tiến độ bằng cách thực hiện song song các nhiệm vụ hoặc điều chỉnh nguồn lực. Đặc biệt, khóa học cảnh báo PM không nên lạm dụng làm việc ngoài giờ (OT) để tránh gây stress và giảm năng suất lâu dài.

• Về chi phí: Quy trình kiểm soát chi phí gồm 4 bước từ ghi nhận thực tế, phân tích sai lệch đến dự báo và hành động khắc phục. Ba nguyên tắc cốt lõi để không vượt ngân sách là: phê duyệt đa tầng, kiểm soát chặt chẽ mua sắm và luôn gắn liền chi phí với chất lượng.

Quản lý sự thay đổi (Change Management)

Mọi dự án đều có biến động, vì vậy kỹ thuật quản lý Yêu cầu thay đổi (Change Request – CR) là bắt buộc. Đội ngũ Viettel đã thực hành quy trình 6 bước để bảo vệ mục tiêu dự án: từ xác định yêu cầu, đánh giá tác động (đến phạm vi, tiến độ, chi phí) cho đến khi được Hội đồng kiểm soát thay đổi (CCB) phê duyệt và triển khai.

Vận hành tinh gọn với Kanban và Daily Meeting

Khóa đào tạo đưa vào các thực hành Agile hiện đại để tăng cường sự minh bạch:

• Daily Standup Meeting: Hoạt động họp nhanh 15 phút mỗi ngày để đồng bộ tiến độ, phát hiện khó khăn và tăng cường tinh thần trách nhiệm.
• Bảng Kanban: Từ lịch sử của Toyota, học viên áp dụng Kanban để trực quan hóa luồng công việc trên Trello/Jira, xác định các “nút thắt cổ chai” (bottleneck) và giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) để tối ưu hóa năng suất.

Tư duy Hệ thống và Cải tiến liên tục

Học viên được tiếp cận Tư duy hệ thống để nhìn bức tranh lớn thay vì chỉ cải tiến cục bộ. Các kỹ thuật như 5 Whys (Hỏi tại sao 5 lần) để tìm gốc rễ vấn đề và mô hình Glad-Sad-Mad được sử dụng để đúc kết kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn. Giảng viên chỉ rõ rằng muốn dự án nhanh hơn, PM cần tập trung cắt bỏ thời gian chờ đợi lãng phí thay vì chỉ ép nhân viên làm nhanh gấp đôi.

Quy trình 7 bước Đóng dự án chuẩn mực

Để kết thúc một dự án chuyên nghiệp, khóa học hướng dẫn quy trình 7 bước:

1. Nghiệm thu sản phẩm và ký biên bản bàn giao.
2. Hoàn tất hợp đồng và quyết toán công nợ.
3. Giải phóng nguồn lực, hoàn trả thiết bị và chuyển giao nhân sự.
4. Đúc kết kinh nghiệm (Retrospective) để ghi nhận bài học thành công/thất bại.
5. Lưu trữ hồ sơ dự án (mã nguồn, kế hoạch, tài liệu).
6. Lập báo cáo kết thúc gửi Ban giám đốc.
7. Ăn mừng chiến thắng để khích lệ tinh thần đội ngũ.

Tổng kết hành trình đào tạo

Khép lại 3 buổi học thực chiến, đội ngũ nhân sự của Viettel Manufacturing đã hoàn thiện chu trình quản trị dự án từ lúc “khai sinh” đến khi “về đích”. Sự kết hợp giữa tư duy truyền thống vững chãi và các phương pháp Agile linh hoạt giúp học viên không chỉ nắm vững công cụ mà còn thay đổi tư duy để trở thành những nhà lãnh đạo phục vụ (Servant Leader), sẵn sàng gỡ bỏ rào cản cho đội ngũ và tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.