Các bước để tạo báo cáo trong Power BI: Hướng dẫn từ A đến Z

A. Khởi tạo báo cáo Power BI – Đơn giản hơn bạn nghĩ

Trong kỷ nguyên số, khả năng biến dữ liệu thô thành những báo cáo trực quan, tương tác đã trở thành một kỹ năng thiết yếu. Thay vì những bảng số liệu dài dằng dặc, các báo cáo động cho phép chúng ta khám phá thông tin, nhận diện xu hướng và đưa ra quyết định nhanh chóng. Power BI, công cụ Business Intelligence (BI) hàng đầu của Microsoft, chính là cầu nối giúp bạn thực hiện điều đó.

Tuy nhiên, nhiều người mới bắt đầu cảm thấy Power BI có vẻ phức tạp, không biết nên bắt đầu từ đâu. Liệu có cần kiến thức lập trình hay kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu? Câu trả lời là không! Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể, đơn giản để tạo một báo cáo cơ bản trong Power BI Desktop, giúp bạn – dù là người dùng không chuyên – cũng có thể tự tin bắt đầu hành trình khai phá dữ liệu của mình.

Thông điệp chính là: Tạo báo cáo trong Power BI là một quy trình logic, dễ tiếp cận và mang lại kết quả ấn tượng. Hãy cùng tìm hiểu!

B. Chuẩn bị trước khi bắt đầu

Trước khi “nhảy” vào Power BI, hãy đảm bảo bạn đã có những thứ cần thiết:

1. Cài đặt Power BI Desktop

Đây là phần mềm miễn phí mà bạn sẽ sử dụng để xây dựng báo cáo.

• Tải xuống: Truy cập trang web chính thức của Microsoft và tìm “Power BI Desktop” để tải xuống phiên bản mới nhất.
• Yêu cầu hệ thống: Power BI Desktop hoạt động tốt trên các máy tính chạy Windows. Đảm bảo máy tính của bạn có đủ dung lượng và RAM để chạy mượt mà.

2. Chuẩn bị dữ liệu đầu vào

Dữ liệu là nguyên liệu thô của mọi báo cáo.

• Dữ liệu của bạn cần sạch và có cấu trúc dạng bảng (rows và columns), giống như một bảng trong Excel.
• Ví dụ: Bạn có thể sử dụng một file Excel (.xlsx hoặc .xls) hoặc file CSV (.csv) chứa dữ liệu doanh số bán hàng, thông tin khách hàng, chi phí, hoặc bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn phân tích.
• Gợi ý dữ liệu mẫu: Nếu chưa có dữ liệu riêng, bạn có thể tự tạo một bảng đơn giản gồm các cột như Ngày, Sản phẩm, Doanh số, Khu vực, Khách hàng.

C. Các bước tạo báo cáo trong Power BI Desktop

Bây giờ, hãy cùng đi qua từng bước cụ thể để biến dữ liệu của bạn thành một báo cáo Power BI sống động!

Bước 1: Kết nối và nhập dữ liệu

Đây là bước đầu tiên để Power BI biết dữ liệu của bạn nằm ở đâu.

• Mô tả: Sau khi mở Power BI Desktop, bạn sẽ thấy màn hình chào mừng. Click vào nút “Get Data” (Lấy dữ liệu) trên thanh công cụ hoặc trên màn hình chính.
• Các loại nguồn phổ biến: Power BI hỗ trợ kết nối với hàng trăm loại nguồn dữ liệu khác nhau. Đối với người không chuyên, các nguồn phổ biến nhất là Excel Workbook và Text/CSV.
• Thao tác:
  1. Chọn loại nguồn dữ liệu của bạn (ví dụ: “Excel Workbook”).
  2. Duyệt và chọn file Excel chứa dữ liệu của bạn, sau đó click “Open”.
  3. Trong cửa sổ Navigator (Trình điều hướng) hiện ra, Power BI sẽ hiển thị các Sheet hoặc bảng có trong file của bạn. Chọn (các) Sheet chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập.
  4. Xem trước dữ liệu để đảm bảo đã chọn đúng.
  5. Bạn sẽ có hai lựa chọn:
     • “Load” (Tải): Nếu dữ liệu của bạn đã sạch và sẵn sàng để sử dụng ngay.
     • “Transform Data” (Biến đổi dữ liệu): Nếu dữ liệu của bạn cần được làm sạch hoặc chuẩn hóa trước khi phân tích (chúng ta sẽ nói thêm ở Bước 2).

Bước 2: Biến đổi và làm sạch dữ liệu với Power Query

Dữ liệu thô hiếm khi hoàn hảo. Bước này là nơi bạn “dọn dẹp” dữ liệu để đảm bảo độ chính xác cho báo cáo của mình.

• Mô tả: Nếu bạn chọn “Transform Data” ở Bước 1, bạn sẽ được đưa đến Power Query Editor – một công cụ ETL (Extract, Transform, Load) mạnh mẽ tích hợp trong Power BI.
• Các thao tác cơ bản thường dùng:
  • Đổi tên cột (Rename columns): Click đúp vào tiêu đề cột để đổi tên cho dễ hiểu.
  • Thay đổi kiểu dữ liệu (Change data type): Đảm bảo mỗi cột có kiểu dữ liệu phù hợp (ví dụ: cột Doanh số phải là số, cột Ngày phải là định dạng ngày tháng). Click vào biểu tượng nhỏ bên cạnh tên cột để thay đổi.
  • Xử lý hàng/cột trống, giá trị bị lỗi: Bạn có thể xóa bỏ các hàng hoặc cột không cần thiết, hoặc xử lý các giá trị lỗi.
  • Loại bỏ trùng lặp (Remove duplicates): Nếu có các dòng dữ liệu bị lặp lại, bạn có thể loại bỏ chúng.
• Thao tác cuối cùng: Sau khi đã làm sạch và biến đổi dữ liệu xong, click vào “Close & Apply” (Đóng và áp dụng) trên thanh công cụ của Power Query Editor để tải dữ liệu đã được xử lý vào Power BI Desktop.

Bước 3: Xây dựng mô hình dữ liệu

Nếu bạn nhập nhiều bảng dữ liệu có liên quan (ví dụ: bảng “Doanh số” và bảng “Sản phẩm”), bạn cần thiết lập mối quan hệ giữa chúng để Power BI hiểu cách các bảng liên kết với nhau.

• Mô tả: Chuyển sang Tab “Model” (Mô hình) ở phía bên trái màn hình Power BI Desktop (biểu tượng ba hình vuông nối với nhau).
• Thao tác: Kéo trường khóa (key field) từ một bảng này sang trường tương ứng ở bảng kia để tạo mối quan hệ. Ví dụ: kéo cột Mã sản phẩm từ bảng Sản phẩm sang cột Mã sản phẩm trong bảng Doanh số. Power BI thường tự động phát hiện mối quan hệ, nhưng bạn nên kiểm tra lại.
• Lợi ích: Việc xây dựng mô hình dữ liệu chính xác giúp các biểu đồ và phép tính của bạn hoạt động đúng đắn khi sử dụng dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau.

Bước 4: Tạo các phép đo (Measures) bằng DAX

Phép đo là các công thức bạn tạo để tính toán các chỉ số tùy chỉnh không có sẵn trong dữ liệu gốc. Đây là nơi sức mạnh của DAX (Data Analysis Expressions) được phát huy.

• Mô tả: Ví dụ, bạn muốn tính tổng doanh số hoặc lợi nhuận trung bình.
• Thao tác:
  1. Chọn bảng mà bạn muốn tạo phép đo trên đó (ví dụ: bảng “Doanh số”).
  2. Trên thanh công cụ, click vào “New Measure” (Phép đo mới).
  3. Cửa sổ công thức sẽ hiện ra. Viết công thức DAX của bạn.
     • Ví dụ đơn giản: Để tính tổng doanh số, bạn có thể viết: Total Sales = SUM(Sales[SalesAmount]) (với Sales là tên bảng và SalesAmount là tên cột chứa giá trị doanh số).
  4. Nhấn Enter để hoàn thành. Phép đo mới sẽ xuất hiện trong danh sách các trường (Fields) của bạn.
• Lợi ích: Các phép đo là nền tảng cho các chỉ số KPI và phân tích chuyên sâu, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất.

Bước 5: Trực quan hóa dữ liệu trên Canvas

Đây là bước bạn biến các con số thành biểu đồ, đồ thị để kể câu chuyện của dữ liệu.

• Mô tả: Chuyển sang Tab “Report” (Báo cáo) ở phía bên trái màn hình (biểu tượng biểu đồ). Đây là vùng Canvas nơi bạn thiết kế báo cáo của mình.
• Thao tác:
  1. Ở khung “Visualizations” (Trực quan hóa) bên phải, chọn loại biểu đồ bạn muốn (ví dụ: Stacked bar chart – Biểu đồ cột chồng).
  2. Kéo các trường dữ liệu từ khung “Fields” (Trường) vào các vùng tương ứng của biểu đồ (ví dụ: Khu vực vào Axis – Trục, Total Sales (phép đo bạn vừa tạo) vào Values – Giá trị, Sản phẩm vào Legend – Chú giải).
  3. Để tùy chỉnh định dạng biểu đồ (màu sắc, tiêu đề, nhãn dữ liệu, tiêu đề trục…), chọn biểu đồ đó và click vào biểu tượng cọ vẽ (Format your visual) trong khung “Visualizations”.
• Gợi ý các loại biểu đồ cơ bản hữu ích:
  • Biểu đồ cột/Biểu đồ thanh: So sánh các giá trị giữa các danh mục.
  • Biểu đồ đường: Hiển thị xu hướng theo thời gian.
  • Biểu đồ tròn: Thể hiện tỷ lệ phần trăm của các thành phần trong một tổng thể.
  • Thẻ (Card): Hiển thị các chỉ số KPI quan trọng (ví dụ: Tổng doanh số, Lợi nhuận trung bình).

Bước 6: Tạo tương tác và bộ lọc

Để báo cáo của bạn thực sự mạnh mẽ, hãy biến nó thành một công cụ khám phá dữ liệu tương tác.

• Mô tả: Power BI tự động kích hoạt tính năng tương tác giữa các biểu đồ trên cùng một trang. Khi bạn click vào một phần của biểu đồ này, các biểu đồ khác sẽ tự động lọc theo. Bạn cũng có thể thêm các bộ lọc (Slicers) để người dùng tự chọn dữ liệu.
• Thao tác:
  • Tương tác tự động: Thường thì bạn không cần làm gì cả. Nếu muốn tùy chỉnh, chọn một biểu đồ, vào tab “Format” trên thanh công cụ -> “Edit interactions” (Chỉnh sửa tương tác).
  • Thêm bộ lọc (Slicer): Kéo biểu tượng “Slicer” từ mục Visualizations vào vùng báo cáo, sau đó kéo trường dữ liệu bạn muốn lọc vào đó (ví dụ: Năm, Tháng, Khu vực). Người dùng có thể click vào các lựa chọn trên Slicer để lọc toàn bộ báo cáo.
• Lợi ích: Tính năng này biến báo cáo tĩnh thành một công cụ khám phá dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng tự mình tìm kiếm insights mà không cần bạn tạo hàng chục báo cáo khác nhau.

Bước 7: Lưu báo cáo

Đây là bước quan trọng để bạn không mất đi thành quả của mình!

• Mô tả: Lưu file Power BI Desktop của bạn với định dạng .pbix.
• Thao tác: Vào “File” (Tệp) -> “Save As” (Lưu dưới dạng), chọn vị trí lưu và đặt tên cho file của bạn.

D. Chia sẻ báo cáo

Sau khi báo cáo của bạn hoàn thiện, bạn có thể chia sẻ nó với đồng nghiệp hoặc các bên liên quan. Để làm được điều này, bạn cần xuất bản báo cáo lên Power BI Service (dịch vụ đám mây của Microsoft), thường yêu cầu tài khoản Power BI Pro (có phí).

Bước 8: Xuất bản báo cáo lên Power BI Service

• Mô tả: Đưa báo cáo .pbix từ máy tính cục bộ của bạn lên đám mây của Power BI.
• Thao tác: Trên thanh công cụ “Home” (Trang chủ) của Power BI Desktop, click vào nút “Publish” (Xuất bản). Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập tài khoản Power BI Pro và chọn một Workspace (không gian làm việc) để lưu báo cáo.
• Lợi ích: Báo cáo của bạn có thể được truy cập qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động, giúp việc chia sẻ và cộng tác trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
• Hình ảnh minh họa:

Bước 9: Chia sẻ và quản lý quyền truy cập trên Power BI Service

• Mô tả: Sau khi báo cáo được xuất bản, bạn có thể truy cập nó trên Power BI Service thông qua trình duyệt web. Tại đây, bạn có thể chia sẻ báo cáo và quản lý quyền truy cập.
• Thao tác: Mở trình duyệt, truy cập app.powerbi.com, đăng nhập. Tìm báo cáo của bạn trong Workspace đã chọn. Click vào nút “Share” (Chia sẻ), nhập email của người dùng bạn muốn chia sẻ, và thiết lập quyền hạn (chỉ xem, chỉnh sửa…).
• Lợi ích: Phân quyền truy cập giúp đảm bảo an toàn dữ liệu và kiểm soát ai có thể xem báo cáo của bạn.

E. Lời khuyên để tạo báo cáo Power BI hiệu quả

Để tạo ra những báo cáo không chỉ đẹp mắt mà còn thực sự hữu ích, hãy ghi nhớ những lời khuyên sau:

• Hiểu rõ mục tiêu: Trước khi bắt đầu, hãy tự hỏi: Báo cáo này được tạo ra để trả lời câu hỏi gì? Ai sẽ là người xem báo cáo này? Mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng toàn bộ quá trình.
• Dữ liệu sạch là vàng: Dành đủ thời gian cho bước làm sạch và biến đổi dữ liệu. Dữ liệu “rác” sẽ tạo ra báo cáo “rác”.
• Chọn trực quan hóa phù hợp: Mỗi loại biểu đồ có một mục đích riêng. Hãy chọn biểu đồ kể đúng câu chuyện của dữ liệu một cách hiệu quả nhất.
• Giữ sự đơn giản: Đừng cố gắng nhồi nhét quá nhiều thông tin hay quá nhiều biểu đồ trên một trang. Một báo cáo đơn giản, rõ ràng sẽ dễ hiểu và hiệu quả hơn.
• Thực hành, thực hành và thực hành: Lý thuyết chỉ là bước đầu. Bạn càng thực hành nhiều với các loại dữ liệu khác nhau, bạn sẽ càng thành thạo và tự tin hơn.
• Học hỏi từ cộng đồng: Tham gia các diễn đàn, nhóm cộng đồng Power BI. Xem các mẫu báo cáo của người khác để học hỏi ý tưởng và cách triển khai.

Như vậy, có thể thấy rằng quy trình tạo báo cáo trong Power BI là một chuỗi các bước logic và có hệ thống, từ việc kết nối và làm sạch dữ liệu đến trực quan hóa, tạo tương tác và chia sẻ. Nó không hề phức tạp như bạn nghĩ.

Đừng ngần ngại! Hãy tải Power BI Desktop (miễn phí) ngay hôm nay và tự tay tạo báo cáo đầu tiên của mình. Bạn có thể bắt đầu với dữ liệu doanh số cá nhân, chi phí hàng tháng, hoặc bất kỳ tập dữ liệu nào bạn quan tâm. Power BI là một công cụ mạnh mẽ, nhưng sức mạnh thực sự nằm ở khả năng của bạn trong việc biến dữ liệu thành thông tin có giá trị, giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và tự tin hơn trong mọi lĩnh vực. Chúc bạn thành công!

Nếu bạn quan tâm và mong muốn tìm hiểu thêm, đừng ngần ngại tham khảo khóa học Phân tích dữ liệu do CodeGym tổ chức giảng dạy.